Wie ich in einem meiner letzten Posts berichtet habe, bin ich derzeit viel am Arbeiten, mehr beruflicher als privater, Hinsicht. (Privat komme ich derzeit gar nicht zum Zuge.) Und durch die zunehmende Integration in das Team, fallen mir natürlich auch immer neue Aufgaben- und Verantwortungsbereiche zu. Leider gottes, bin ich mit nur zwei Armen und nur einem Kopf voller Informations-Filter in diese Welt geboren worden, wie jeder andere auch. Daher kann ich nur eine begrenzte Menge an Input zeitgleich verarbeiten. Um mir meinen Alltag irgendwie zu erleichtern und Herr über den Wahnsinn zu werden, habe ich viele Hörbücher über Selbstmanagement gehört und einige Tools ausprobiert. Ich habe sogar begonnen, vor jedem Arbeitstag, die anstehend Aufgaben auf einen Schmierzetten aufzuschreiben, die ich von Zeit zu Zeit abstreiche - ein Umstand, der meiner Ansicht nach vorher nie meiner Mühe wert war. So behielt ich, die meiste Zeit über, den Überblick über alle meine Vorhaben und Dinge, die in Arbeit waren. Doch das alles half nur bis zu einem gewissen Grad, irgendwann war mit einem Schmierzettel der Überblick ebenfalls verloren.

Ich begann mich also über die verschieden Techniken der Aufgabenplanung und -bewältigung zu befassen und stieß zunächst auf den Begriff GTD.

Bei Getting-Things-Done (GTD) geht es um eine Art von Selbstmanagement, bei der man versucht seine Aufgaben übersichtlich und effizient zu verwalten, statt viele Sachen im Kopf zu behalten oder gar im Stress zu vergessen. Dazu legt man sich einen Ort zurecht, an dem alle anstehendes Tätigkeiten zusammengetragen werden. Im Internet gibt es in den letzten Jahren vermehrt solche Apps, die einem vermeindlich die Arbeit erleichert und erlauben alle To-Do's, Notizen, Termine, und Erinnerungen zentral abzulegen. Diese Idee ist gut, denn es ist tatsächlich so, dass man sich mit vielen Sachen einfach verzettelt und schon rutscht das eine oder andere durch. Manche dieser Apps funktionieren besser, andere weniger gut. Ich habe einige getestet und mir persönlich hat immer irgendetwas gefehlt, um ein wirklich komfortables und vertrauensvolles Gefühl zu der App aufzubauen.

Als Programmierer wäre es mir ein leichtes (wenn auch zeitraubend), eine eigene App, speziell für meine Bedürfnisse, zu programmieren, doch ich habe mich (vorerst) dagegen entschieden. Hier geht es um Effizienz mein Freund! - und "auf die Schnelle" eine App zu programmieren, die nur ich allein nutzen würde, wäre ein Overkill. Wenn alle Stricke reißen, werde ich dieses Vorhaben vielleicht dennoch eines Tages in die Tat umsetzen, denn ich habe präzise Vorstellungen darüber, wie die App ausssehen und funktionieren sollte, aber heute passe ich erst einamal.

Das erste Konzept, das mich bei meiner Suche wirklich begeistert hat, ist die 2x2 Matrix von Eisenhower. Dabei geht es darum, den Input zu filtern, bevor man sich dessen überhaupt annimmt. Alles landet in einem "Posteingang" und wird vor jedem Arbeitstag ersteinmal kritisch und objektiv durchsortiert! - Was ist wichtig und dringend? Was ist vielleicht wichtig aber weniger dringend? Welche Sachen kann ich an andere Kollegen delegieren? Und was kann ich komplett ignorieren (wenn vielleicht auch nicht für immer)? - Hat man seine Aufgaben einmal durchsortiert, sieht die To-Do-Liste schon machbarer aus. Tatsächlich sind nur eine handvoll an Aufgaben übrig geblieben, die sehr dringend und auch sehr wichtig zugleich sind. Damit fängt man an.

Alles nett. Doch beim "Posteingang" verbleibt es nicht. Irgendwie muss man ja auch den Status der laufenden Aufgaben überwachen. Nicht alle Aufgaben bekommt man noch am selben Tag erledigt. Vieles läuft über Wochen oder Monate hinweg. Man schickt eine Korrekur oder eine Anfrage an den Kunden heraus und wartet auf eine Antwort. Wenn nun zwischenzeitlich jemand fragt, wie der Stand ist, kann man auf Anhieb gar nicht antworten, denn man hat ja zwischendurch andere Sachen im Kopf. Es muss also eine Art Übersicht her, die einem einen groben Überblick bietet, wo und mit welchen Aufgaben man derzeit steht. Und genau hier kommt das Kanban-Board zum Einsatz. Der Clou, man muss seine Prozesse, die eine Aufgabe durchläuft, gut kennen, um sich eine sinnvolle Kanban-Tafel erstellen zu können.

Da ich dieses Konzept erst vor kurzem für mich entdeckt habe, kann ich noch nicht viel darüber sagen, ob es gut oder schlecht ist. Fakt ist, dass es auch dafür Apps und Web-Anwendungen gibt und keine, die laut Beschreibung gut ist, ist kostenlos. Also wurde ich ein bisschen kreativ und habe mir eine kostelose Möglichkeit für eine Kanban-Tafel einfallen lassen. Eine die schnell ist und nicht viele Skills erfordert und zwar mit Werkzeugen, die jedes Betriebssystem ohnehin besitzt.

Dazu habe ich mir, in einem Grafikprogramm, ein Dokument in der Größe meines Desktops erstellt. In der 1:1 Skalierung und 72 DPI, wären es auf meinem 27" Retina iMac, bei derzeitiger Auflösung, satte 38000x1800 Pixel. - Warum in 72 DPI und Original-Auflösung? Weil es dann leicher ist Größenverhältnisse abzuschätzen (Schriftgröße, Spaltenbreiten, etc). - Auf diesem Dokument habe ich dann meine Tafel geplant und gezeichnet. Dann habe ich das ganze Board als JPEG-Bild abgespeichert und als Dektop-Hintergrund festgelegt. Da es im 1:1 Maß engelegt wurde, gibt es keine Verzerrung oder ähnliches. Hier mein Ergebnis:

3800x1800-kanban-board

Es ist spiegelt vielleicht noch nicht alle meine Anforderungen wieder, aber es ist ja nur ein Bild, also kann ich es jederzeit anpassen! Im linken Viertel findet sich der "Posteingang" wieder. Dieser ist, nach dem Eisenhower-Prinzip, in vier Bereiche unterteilt:

  • JETZT beinhaltet alle Aufgaben mit denen ich den Tag beginnen sollte. Sie haben die höchste Priorität (wichtig + dringend)!
  • DEMNÄCHST sind Aufgaben die als nächstes erledigt werden müssen, auch wenn das erst die nächsten Tage passieren sollte.
  • JEMAND ANDERES enthält Aufgaben, die ich meinen Kollegen auf's Auge drücken sollte, da es vielleicht ihrem Zuständigkeitsbereich angehört, oder weil sie sich damit besser auskennen. Vielleicht sind es meine Zuarbeiter, dann kriegen sie es auch ab. Es ist alles, was nicht meine direkte Aufmerksamkeit benötigt.
  • VERGISS ES sind Sachen, an die ich vielleicht gedacht habe und es schön fände sie erledigt zu wissen. Aber wenn alle Stricke reißen, sind das die Aufgaben, die ich getrost ignorieren kann. Vielleicht erledige ich sie ja doch irgendwann, vielleicht auch nicht. Sie sind weder wichtig, noch sind sie dringend.

In der Mitte befindet sich alles, was derzeit irgendwie in Arbeit ist. Dieser Bereich ist, vertikal, in zwei geteilt. Oben befinden sich die kurzfristigen Aufgaben, die maximal eine Woche in Anspruch nehmen. Unten sind die langfristigen Ziele, die ich verfolge. Ganz oben drauf, ist ein Zeitstrahl, in Form eines Maßbandes, angebracht. Ich schätze einfach ab, bei wieviel Prozent der Fertigstellung die Aufgabe angelagt ist und schiebe sie immer ein Stück voran. Wenn die Notiz bei 100% angekommen ist, ist die Aufgabe erledigt und ich kann die Notiz löschen (oder als Textdatei für später abspeichern und schließen).

Auf der rechten Seite habe ich den Bereich WARTE, der wiederrum in DRINGEND und HABE ZEIT unterteilt ist. Dies ist der Bereich, den ich jeden Tag als erstes anschaue, um auf dem Laufenden zu bleiben. Hier sind Notizen, die vielleicht geklärt werden müssen, bevor ich im mittleren Teil mit meinen täglichen Arbeiten weiter fortfahre. Wenn ich also auf einen Ruckruf von einem meiner Kunden warte, dann setzte ich eine Notiz mit einem Termin. Sollte sich der Kunde bis dahin nicht gemeldet haben, so hacke ich selbst nach!

In der unteren rechten Ecke befindet sich eine LEGENDE, wo ich kleine Icons sammle, die ich in meine Notizen per Drag & Drop schmeißen kann. So kann ich einzelne Notizen noch schneller indentifizieren. Manchmal schmeiße ich ein Kunden-Logo in die Notiz, dann weiß ich beim ersten Blick worum es sich handelt, ohne den Text zu lesen. Manchmal ist etwas äußerst wichtig, dann hefte ich ein Warnschild-Icon an die Notiz.

Nun kurz zur technischen Umsetzung. Das Hintergrundbild, und damit auch die Kanban-Tafel haben wir ja schon. Die Icons auch. Nun zu den Notizen. Auf MacOS gibt es ein Programm, dass "Notizzettel" heißt. (Es sind nicht die Widget-Notizen, sondern ein eigenständiges Programm.) Das verwende ich dafür.

Wenn ich nur meine Notizen sehen möchste, aktiviere ich das Programm und drück CMD + OPTION + H. Wenn ich alles andere, außer meiner Notizen sehen möchte, dann drücke ich CMD + H.

So sah mein Bildschirm übrigens am Ende des heutigen Arbeitstages aus:

kanban-board-2
kanban-crowded-desktop

Warum schreibe ich soetwas in meinen Blog? Ich denke, dass es auch für Game-Developer durchaus Sinn macht, sich eine gute Projektstrukturierung anzulegen. Irgendwann, wenn ein Prototyp zu einem größeren Projekt wird, fallen wiederkehrende Aufgaben an, die immer nach dem selben Schema ablaufen müssen. Es gibt Sachen die man, bei jedem der Arbeitsschritte beachten muss und nicht vergessen darf (beim Export von Assets zum Beispiel). So ein Board kann dabei helfen, den Ablauf zu strukturieren den Projektstatus zu überwachen und zu kontrollieren. Für ein mehrköpfiges Team ist das sicherlich nichts, aber die meisten Gamedevs sind ja auch einsame Wölfe und daher macht es, meiner Meinung nach, Sinn.

Ein anderer Grund ist die Motivation. Wir Entwickler sind, von Haus aus, sehr faule Geschöpfe und wenn wir zudem noch ein Projekt, bei dem wir keinen Fortschritt verzeichnen können, betreuen müssen, wird es uns schnell zu öde. Dieses Board bietet ein wenig Interaktivität an, und man kann am Ende des Tages sehen, dass sich Notizen bewegt haben. Vielleicht sind es sogar weniger geworden. Man sieht einfach, dass man etwas geleistet hat und dass es nicht alles verlorene Zeit war.

Anbei nochmals alle Dateien: